לסוכנויות ביטוח
מערכת CRM לסוכני ביטוח,מהטופס בנייד ועד התיק במשרד
מסלחתכ בונה לסוכנויות ביטוח מערכת של טפסים ותיקים. הלקוח מקבל קישור אישי בוואטסאפ, ממלא בנייד הצהרת מבוטח, דיווח על אירוע ביטוחי או בקשה לביטוח דירה, מצרף תמונות ומסמכים, וחותם באצבע כשהטופס דורש חתימה. כל טופס נכנס לתיק במשרד אחורי שרק הצוות רואה, ויכול לפתוח ליד ב-CRM. תיק ביטוח דירה עובר מהערכת מחיר באתר ועד תשובה חתומה.
הבעיה
מה הולך לאיבוד בין הוואטסאפ, המייל והמדפסת
שלושה דברים שחוזרים בכל סוכנות, ומה קורה איתם בתיק.
- 1.1
תמונות הנזק, הקבלות והצעות המחיר מגיעות בחלקים, בכמה צ׳אטים, ומישהו צריך לרדוף אחריהן ולאסוף אותן לתיק.
בתיקקישור אחד לדיווח אוסף את פרטי האירוע ואת כל הקבצים לרשומה אחת.
- 1.2
הצהרה שצריך לחתום עליה פירושה פגישה במשרד, או לקוח שמחפש מדפסת וסורק.
בתיקהלקוח ממלא בנייד וחותם באצבע על המסך.
- 1.3
פרט אחד שגוי, והלקוח ממלא שוב את כל הטופס. ואחר כך מקלידים את אותם פרטים מחדש, להצעה.
בתיקפותחים לתיקון רק את השדה השגוי, וכל שלב בתיק דירה מגיע ממולא מהשלב שלפניו.
הטפסים
הטפסים של הסוכנות, בנויים לנייד של הלקוח
חמישה טפסים דיגיטליים, כל אחד בנוי כמו הטופס שהסוכנות כבר מכירה. ארבעה נפתחים ללקוח בקישור, ואחד, ההצעה, ממולא רק בידי הצוות.
- טופס 1ביטוח רכב
הצהרת מבוטח: ביטוח חדש או חידוש
- רכב, כיסוי (מקיף, צד ג׳ או חובה), נהגים מורשים, הרחבות, השתתפות עצמית וגבולות אחריות
- עבר ביטוחי ותביעות של שלוש שנים, ו-8 אישורים שהלקוח מסמן אחד אחד
- צילום רישיון רכב ותעודת זהות, וחתימה באצבע
הסוכנות יכולה למלא מראש בקישור שם, טלפון, מספר רישוי ומספר פוליסה.
נפתח מקישור אישיחתימה באצבע - טופס 2תביעה
דיווח על אירוע ביטוחי
- פרטי הפוליסה וענף הביטוח: רכב, דירה, עסק, בריאות, חיים או אחר
- מה קרה, והאם דווח למשטרה, עם מספר אסמכתא
- צילומי הנזק, קבלות והצעות מחיר, ומסמכים נוספים
מגיע ללקוח בקישור מהסוכנות. הוא לא מופיע בתפריטי האתר ולא בגוגל.
נפתח מקישור אישי - טופס 3ביטוח דירה
פנייה להצעת ביטוח לדירת מגורים
- הנכס, הכיסוי המבוקש, סכומי ביטוח ומשכנתא
- עבר ביטוחי ותביעות, ומה חשוב ללקוח: רעידת אדמה, נזקי מים, תכשיטים והרחבות
- הרשאה לבדיקה בהר הביטוח אם הלקוח מאשר, וחתימה
כשמגיעים מהמחשבון, מה שכבר מולא עובר לבקשה. שום דבר לא מוקלד פעמיים.
מהמחשבון באתר או בקישורחתימה באצבע - טופס 4לצוות בלבד
הצעת ביטוח מהסוכנות
- נפתחת כשהבקשה של הלקוח פתוחה לצידה
- סכומי ביטוח, פרמיה, 3 תשלומים, השתתפויות עצמיות ותקופת ביטוח, כבר ממולאים
- מקום לתוצאת הבדיקה בהר הביטוח
שמירה חוזרת משאירה את הגרסה הקודמת בתיק.
רק הצוות ממלא - טופס 5בקישור בלבד
תשובת המבוטח להצעה
- המבטח, הפרמיה ותאריך ההתחלה נעולים בקישור
- הלקוח מאשר, מבקש שינוי או הבהרה, או לא מעוניין
- וחותם באצבע
הקישור בתוקף שבועיים. קישור שפג אומר זאת ומציע לחזור בטלפון.
נפתח מקישור אישיחתימה באצבע
ובאותיות הקטנות: מה קורה בנייד
- 1תשובות שהוקלדו נשמרות גם אם הדף התרענן בטעות באותה לשונית. קבצים מצרפים מחדש.
- 2תמונות מוקטנות לפני ההעלאה, ותמונות אייפון ו-PDF מתקבלים.
- 3עד 6 קבצים לשאלה ועד 8 מגה לקובץ.
- 4שאלות המשך מופיעות רק כשהן רלוונטיות.
- 5מספר תעודת זהות שגוי נתפס במקום.
- 6לוח החתימה עובד עם אצבע, עט או עכבר.
ביטוח דירה
תיק ביטוח דירה, מהערכה ראשונה ועד תשובה חתומה
ביטוח דירה רץ כמחזור שלם בארבעה שלבים. כל שלב מגיע ממולא מהשלב שלפניו, והצוות רואה את התיק כולו על מסך אחד, עם השלב שבו הוא נמצא.
הערכה ראשונית באתר
הלקוח מקבל באתר הערכה של הפרמיה השנתית בתוך דקה, בלי למסור פרטים אישיים: פירוט, השתתפויות עצמיות ומה כלול בפוליסה. כתוב בבירור שזו הערכה ולא הצעה, וכשאי אפשר לתמחר אוטומטית מופיע "לפי חתם".
בקשה שמגיעה ממולאת
מההערכה עוברים לבקשה, ומה שהלקוח כבר מילא עובר איתו. הוא משלים את פרטי הנכס, הכיסויים, המשכנתא והעבר הביטוחי, נותן הרשאה לבדיקה בהר הביטוח אם הוא רוצה, וחותם.
הצעה שנבנית ליד הבקשה
הסוכן פותח את ההצעה כשהבקשה של הלקוח פתוחה לצידה. סכומי הביטוח, הפרמיה, 3 התשלומים וההשתתפויות העצמיות כבר ממולאים מהבקשה ומהמחשבון, והוא עורך ושומר.
תשובה חתומה בקישור נעול
הלקוח מקבל בוואטסאפ קישור שבו המבטח, הפרמיה ותאריך ההתחלה נעולים. הוא מאשר, מבקש שינוי או מסרב, וחותם. הקישור בתוקף שבועיים, והתיק רושם מתי הוא נוצר.
בצד של הצוות, התיק כולו הוא ליד אחד ב-CRM: שמירת ההצעה מעבירה אותו ל"בטיפול", ותשובת הלקוח מעבירה אותו ל"נסגר", משאירה אותו "בטיפול" או מעבירה ל"לא התקדם".
המחשבון בנוי על התעריפון שהסוכנות עובדת איתו, ונבדק מולו ב-45 מקרי בדיקה. התוצאה נשארת הערכה, כפופה לחיתום.
יום עבודה
ככה זה נראה ביום עבודה רגיל במשרד
דף מעקב אחד, מהקישור שיצא ועד התיקון האחרון.
דף מעקב · טופס לקוח
מס׳ 0417
- 01
שולחים טופס בלחיצה
מקלידים שם וטלפון ולוחצים "שליחה בווטסאפ". הוואטסאפ שלכם נפתח עם הודעה מוכנה וקישור אישי, ואתם לוחצים שלח. אפשר גם להעתיק את הקישור.
הצוות - 02
הלקוח ממלא בנייד
עונה, מצרף תמונות ומסמכים וחותם כשצריך. שדות חובה ותעודת זהות נבדקים עוד לפני השליחה, ושוב בשרת.
הלקוח - 03
פותחים את התיק
הטופס נוחת ב"ניהול טפסים" עם שם, סוג טופס, טלפון, מספר מסמכים וסטטוס. בתוך הרשומה התשובות מסודרות כמו בטופס, התמונות בתצוגה והחתימה ליד השדה שלה.
הצוות - 04
מבקשים תיקון, בלי טופס חדש
כל התשובות נעולות. פותחים רק את מה שצריך תיקון ושולחים שוב, והטופס המתוקן חוזר כעדכון שמקושר לטופס המקורי.
הצוות
פרטיות
התיק נשמר אצלכם, ונפתח רק לצוות
מה שקורה מאחורי הקלעים, במילים פשוטות.
מאגר נתונים משלכם
הטפסים והתשובות נשמרים במאגר נתונים של הסוכנות, לא בתיבת מייל ולא בתוך מסלחתכ.
אחסון מסמכים פרטי
מסמכים וחתימות נשמרים באחסון פרטי, ושום דבר שם לא ציבורי. איש צוות מחובר פותח קובץ בקישור שפג אחרי חמש דקות.
משרד אחורי לצוות בלבד
רק אנשי צוות מחוברים רואים רשומות. הטפסים הפתוחים לציבור מוגנים במלכודת ספאם ובמגבלה של 6 שליחות ל-10 דקות מאותו חיבור.
מה שנעלתם נשאר נעול
תשובה שהסוכנות נעלה לא משתנה גם אם עורכים את הקישור, כי השרת בודק אותה. גם ההערכה במחשבון מחושבת מחדש בשרת, ולא נלקחת מהדפדפן.
טופס לא הולך לאיבוד
שמירת הרשומה, שמירת המסמכים ופתיחת הליד הם שלבים נפרדים. הלקוח שומע שהשליחה נכשלה רק אם אף אחד מהם לא קלט את הטופס, וליד שנפתח באיחור מתחבר לרשומה לבד.
חיבור ל-CRM
כל טופס יכול לפתוח ליד ב-CRM עם התשובות עליו, ומהרשומה עוברים לליד בלחיצה. המסמכים עצמם נשארים באחסון של הסוכנות ולא מועתקים.
מהשטח
המערכת הזו נבנתה לסוכנות ביטוח אמיתית בגליל המערבי
גל אלמגור יערית
סוכנות ביטוח בשלומי, הגליל המערבי · חברה בקבוצת גל אלמגור
לסוכנות בנינו אתר בעברית בדומיין שלה, ומאחוריו את מערכת הטפסים שבעמוד הזה: הצהרת מבוטח לרכב, דיווח על אירוע ביטוחי, תיק ביטוח דירה מלא ומשרד אחורי לצוות. הטפסים והמסמכים נשמרים במאגר ובאחסון של הסוכנות עצמה.
- אתר עם עמוד לכל אחד משישה תחומי ביטוח
- מחשבון הערכה לביטוח דירה, פתוח לכל מי שנכנס לאתר
- תיק דירה בארבעה שלבים, עד תשובה חתומה בקישור נעול
- מאגר נתונים משלה ואחסון מסמכים פרטי
מה כלול
מפרט: מה כלול במערכת, ומה הסייגים
מפרט המערכת
- המערכת
- מערכת לסוכנות ביטוח
- המסלול
- מותאם אישית
כלול
- טפסים דיגיטליים לפי הטפסים של הסוכנות, עם העלאת מסמכים וחתימה באצבע
- תיק ביטוח דירה: מחשבון, בקשה, הצעה ותשובה חתומה, בארבעה שלבים
- משרד אחורי לצוות: כל מה שהתקבל, שליחה בווטסאפ בלחיצה ושליחה מחדש לתיקון
- מאגר נתונים משלכם ואחסון מסמכים פרטי
- חיבור ל-CRM: כל טופס יכול לפתוח ליד עם התשובות
- אתר לסוכנות בדומיין שלכם, עם עמוד לכל תחום ביטוח
- הגנות מאחורי הקלעים: מלכודת ספאם, ותשובות נעולות שנבדקות בשרת
סייגים
- לא מחובר לחברות הביטוח: לא מפיק פוליסות, לא מגיש תביעות לחברה ולא מביא הצעות אוטומטיות. גם הבדיקה בהר הביטוח נעשית ביד: המערכת אוספת את ההרשאה ושומרת את התוצאה.
- החתימה היא חתימה בכתב יד על המסך, שנשמרת כתמונה. זו לא חתימה אלקטרונית מאושרת.
- אין תזכורות חידוש ואין מעקב אחרי פקיעת פוליסות. ואין תשלום בטופס: הלקוח לא מזין מספר כרטיס מלא, והתשלום מתואם בנפרד.
- המחשבון נותן הערכה על מוצר אחד שהסוכנות עובדת איתו. הוא לא הצעה ולא השוואה בין חברות, ומתעדכן ביד כשיוצא תעריפון חדש.
שאלות
שאלות שסוכני ביטוח שואלים אותנו
מה ההבדל בין המערכת הזו לבין תוכנות לסוכני ביטוח כמו שורנס או עתיד?
המערכת הזו לא מנהלת פוליסות ועמלות. היא מטפלת במה שקורה מול הלקוח: הטפסים שהוא ממלא וחותם בנייד, המסמכים שהוא מצרף, התיק במשרד האחורי והליד ב-CRM. היא לא מחליפה מערכת לניהול פוליסות, ולא מתחברת אליה.
אפשר לקבל טפסים ומסמכים מלקוחות ישר למערכת?
כן. הלקוח ממלא בנייד ומצרף תמונות או PDF, עד 6 קבצים לשאלה ועד 8 מגה לקובץ. הכל נכנס לרשומה אחת במשרד האחורי, והמסמכים נשמרים באחסון הפרטי של הסוכנות ולא בתיבת מייל.
יש במערכת בוט או הודעות אוטומטיות בוואטסאפ?
לא. איש צוות לוחץ "שליחה בווטסאפ", הוואטסאפ שלו נפתח עם הודעה מוכנה וקישור אישי, והוא לוחץ שלח. אין כאן בוט, אין AI ואין שליחה אוטומטית.
איך סוכן ביטוח משיג לקוחות עם מערכת כזו?
המערכת לא מביאה לקוחות בעצמה. היא דואגת שמי שכבר פנה לא ילך לאיבוד: טופס יצירת הקשר באתר נכנס כרשומה למשרד האחורי, ומחשבון ביטוח הדירה הופך הערכה לבקשה ממולאת. כל פנייה יכולה גם לפתוח ליד ב-CRM.
המערכת מחוברת לחברות הביטוח ולהר הביטוח?
לא. היא לא מפיקה פוליסות, לא מגישה תביעות לחברה ולא מביאה הצעות מחיר אוטומטיות. בבקשה לביטוח דירה הלקוח יכול לאשר בדיקה בהר הביטוח, להצעה יש מקום לתוצאה, והבדיקה עצמה נעשית ביד.
איזו חתימה הלקוח שם בנייד?
חתימה בכתב יד: הלקוח מצייר אותה באצבע, בעט או בעכבר, והיא נשמרת כתמונה ליד השדה שלה בטופס. זו לא חתימה אלקטרונית מאושרת.
כמה עולה מערכת לסוכני ביטוח?
המערכת נבנית לכל סוכנות לפי הטפסים ודרך העבודה שלה, ולכן היא במסלול מותאם אישית והמחיר נקבע לפי מה שבונים. ספרו לנו בוואטסאפ אילו טפסים יש לכם היום, ונחזור אליכם עם הצעה.
רוצים שהתיק של הסוכנות שלכם ייראה ככה?
ספרו לנו אילו טפסים אתם שולחים היום ללקוחות, ונראה לכם איך הם נראים בנייד ואיך הם נכנסים לתיק.